Cómo actualizar el RUT

Si realizas alguna actividad comercial en territorio colombiano, no es de extrañar que, en la gran mayoría de los trámites necesarios en tus operaciones cotidianas, te sea requerido el RUT.  Por tanto, es importante, no solo tener este documento sino actualizarlo cada vez que alguna información de interés referente a tu actividad comercial cambie.  Por eso en el siguiente artículo hablaremos sobre cómo actualizar el RUT.

Tal como he mencionado, la importancia de mantener tu RUT al día radica en lo que representa este vital documento para la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales DIAN.  EL Registro Único Tributario RUT, es el medio por el cual la DIAN Identifica, ubica y clasifica a todos los registrados bajo los diferentes criterios tributarios.  Así que el RUT es el medio de control de las actividades realizadas por los contribuyentes para la DIAN.  El RUT no solo funciona como medio de control para la DIAN, sino que es una llave jurídica que nos permitirá formalizar cualquier transacción económica que vayamos a realizar, tanto con personas naturales como jurídicas

Dónde puedes diligenciar tu RUT o actualizarlo

La DIAN a fin de automatizar y agilizar sus procesos, permite realizar trámites como Inscripción y Actualización del RUT a través de su portal.

Quiénes pueden solicitarlo por internet

La DIAN en su sitio web aclara: “Las personas naturales que realicen actividades gravadas sobre las ventas y que pertenezcan al régimen simplificado, siempre y cuando la actividad económica no sea mercantil, ya que en este caso la inscripción debe hacerse presencial a través de la cámara de comercio”.

Cómo actualizar el RUT

Te animo a seguir los siguientes pasos que a continuación te darè.  Es importante mencionar que estos trámites son totalmente gratuitos y muy sencillos de realizar, así que no dejes pasar la oportunidad de estar al día con tu RUT.

Lo primero que debes hacer es entrar al portal web de la DIAN www.dian.gov.co

Ubica las siguientes opciones

En vínculos de interés presionar

  • RUT
  • Servicios y trámites
  • Trámite a través de los servicios en línea
  • Iniciar sesión: suministrar los siguientes datos:
    • Ingresa a nombre de: a nombre propio
    • Tipo de documento del usuario
    • Número de documento
    • Contraseña
    • Ingresar

En la pestaña lateral izquierda desplegar el botón

  • Menú
  • Registro único tributario
  • Actualizar RUT
  • Continuar
  • Cargar documento

Se actualiza la información necesaria, posteriormente en la pestaña inferior dar Clic en:

  • Borrador
  • Enviar

Luego de enviado y de confirmado el respectivo envio, dar clic en formalizar, posteriormente hacer clic en archivo PDF.   En este paso debe escribir tu clave a fin de que descargue el archivo PDF, también deberás introducir dicha clave al momento de abrir el documento.  Una vez abierto el documento tendrás lista la actualización de tu RUT, puedes imprimir dicho documento y agregarlo en tus registros para un mayor control.

Ya que este documento no es algo que se use todos los días, es recomendable tenerlo en tu correo electrónico o en alguna carpeta de tu ordenador para que tengas un fácil acceso al mismo en el momento que lo necesites. Así ahorrarás tiempo y evitarás problemas con tus futuros trámites.

Cuándo deberá ser necesario realizar la actualización del RUT

De acuerdo a la información suministrada en el sitio WEB de la DIAN, la misma aclara los siguientes ítems.  Copio textualmente.

  1. Cambio de los datos de ubicación (país, departamento, municipio, dirección, correo electrónico, código postal, teléfonos).
  2. Adición y reemplazo de actividades económicas.
  3. Adición de responsabilidades (renta, IVA, consumo, entre otros).
  4. Modificación información hoja 2, 3, 5 y 6 es decir, matrícula mercantil, representación (apoderados), contador, revisor fiscal y establecimientos de comercios entre otros.

Quiénes están obligados a tramitar el RUT

Te mencionaré algunos de los casos más comunes de registro tanto para persona natural, como para jurídico.  Estas personas son

  • En naturales y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del Impuesto Sobre la Renta
  • Las personas y entidades no contribuyentes declarantes de ingresos de patrimonio.
  • Los responsables del ISLR perteneciente en régimen común y del régimen simplificado, todas las figuras de sociedades comerciales.

Estas son algunos de las condiciones más recurrentes al registro del RUT.  Si deseas mayor información al respecto, te animo a que puedas consultar directamente en el portal de la DIAN o en las instalaciones de la Cámara de Comercio.

Es importante recordar que todas aquellas personas que comercializan con bienes o servicios excluidas del IVA y por tanto no pertenecen a ningún régimen tributario, de igual manera deben registrarse en el RUT a fin de poder emitir facturas

¿Tiene consecuencias fiscales el no tener el RUT actualizado?

Lo primero que debes tener presente es que el RUT deberá ser actualizado dentro del mes siguiente al mes en el que se generó el hecho de cambio en tu actividad económica; es muy importante tener esto en cuenta y no omitir, ya que de lo contrario generará sanciones.  Encontramos en el artículo 658-3 del Estatuto Tributario que, se impondrá una multa de un UVT por cada día de retraso de la respectiva actualización del RUT; cuando la actualización se refiera a la dirección del establecimiento la sanción será de 2 UVT por cada día de retraso en la actualización del RUT.

Ya para finalizar es oportuno recordar que, aunque muchas personas pagan a gestores u oficinas que se dedican a realizar trámites, para que les creen por primera vez su RUT, y también para que se lo actualicen, el trámite en sí mismo es un proceso que debería hacerse individualmente por el titular del RUT y que es totalmente gratuito.

Así que, si te encuentras con la necesidad de actualizar tu RUT, no dudes en intentarlo por ti mismo; sigue el paso a paso de este tutorial, y recuerda que puedes dejarnos cualquier duda o inquietud en el apartado de comentarios. Con gusto te ayudaremos; Esperamos que esta información te haya sido de mucha utilidad para que tú mismo puedas lograr la actualización de tu RUT; ya por el momento nos despedimos hasta una próxima ocasión.

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